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内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、何時(いつ)、いかなる文書を誰に対して差し出されたのかを差出人が作成した謄本によって、郵便局が証明する制度です。差出人が作成した謄本は、内容証明郵便を差し出した郵便局で保管され、後日何かの際には謄本の閲覧が可能です。したがって、内容証明郵便は法律行為(請求や意思表示)に適していると言われています。例えば、貸金の請求を行う場合、通常の手紙で請求するのと違い、内容証明郵便を受け取った相手はプレッシャーを受けることになります。何故ならば、内容証明郵便による請求であれば、次には法的手続きをとられる可能性があると相手に思わせる効果があるからです。

しかし、内容証明郵便には通常の手紙とは違い、字数制限やルールが設けられているため、何でも書けばいいことになりません。また、誤った文面の内容証明郵便を相手に送ることで、取り返しのつかないこと失敗をおかすこともありますので、注意が必要です。

内容証明郵便は、内容を証明する狙いや相手に届いたことを証明する狙いのほか、法に定める手続きを履行したことを明らかにする狙い、心理的圧迫や強制させる狙い、証拠づくりの狙い、相手の出方や考えを見る狙い、言い分や態度をはっきりさせる狙い、事実を明らかにしておく狙いなど、さまざまな用途に活用することができます。

内容証明郵便についての解説

内容証明郵便には、文書1通のみを同封することができるとされており、文書以外のもの(例えば、図面や写真、返信用封筒など)は同封することは出来ません。

内容証明とする文書は、①仮名、②漢字、③数字、④英字(固有名詞に限ります)、⑤括弧、⑥句読点、⑦その他一般に記号として使用されるもの を用いて作成する必要があります。

内容証明郵便として差し出す文書は、一般書留とした郵便物であることが必須となります。

内容証明郵便では、宛先人の氏名・住所を記載していれば、例えば郵便局留もしくは私書箱宛とすることも可能です。

なお、外国宛てには内容証明郵便を差し出すことは出来ません。

内容証明として文書を差し出すだけでは、宛先人が受け取ったことは証明できません。宛先人が受け取ったことを証明するには、「配達証明」を付けることで配達郵便局から「配達証明書」を受け取ることが可能となります。ただし、内容証明郵便を宛先人が故意に受け取らないケースもあるため、何らかの対策を講じるほうがよいかと思います。

内容証明郵便の差出郵便局における謄本の保存期間は5年間と定められているため、5年間の保存に耐えられない紙を内容証明の用紙として使用することはできませんので注意が必要です。

内容証明郵便の出し方

すべての郵便局で内容証明郵便が出せるわけではありません。郵便局には内容証明を受け付ける資格制度があり、集配郵便局及び日本郵便の支社が指定した郵便局のみ内容証明郵便の受付が可能となっています。

内容証明にする文章が書けたら、同じもの宛先人の人数分+二部印刷します。それぞれに割印や差出人の印鑑を押印し、差出日を記載します。宛先を記入した封筒と内容証明郵便を前述の取扱いしている郵便局へ持参し、配達証明付きにて内容証明郵便を差し出します。

資格のある郵便局員がそれを確認して、特に問題がなければ差し出し完了です。後日、配達証明書が届くのを待てばよいのです。

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